Zur Organisation von Lesereisen

GEMA-Gebühren

Künstlersozialabgabe

Zur Organisation von Lesereisen

Checkliste zur Veranstaltungsplanung als Download im Word-Format

Bitte geben Sie uns mit Ihrem Terminwunsch auch Buch- und Themenwünsche bekannt und bei Lesungen für Schulklassen das Alter der Schüler.

Damit allen Beteiligten Ärger und Enttäuschungen erspart werden, sehen wir Ihre Reservierungs-wünsche als verbindlich an. Werden Bestätigungen gewünscht, geben wir die als Mail-Antwort oder mit Fax.

Wir planen die Reise und sorgen dafür, dass die Autoren und Künstler zu Ihnen kommen. Bitte sprechen Sie nach dem Vorliegen des Reise- und Finanzierungsplans direkt mit den Autoren den Verlauf der Veranstaltung ab und die Details der Anreise (z.B. wo geparkt werden kann) bzw. des Abholens an einem bestimmten Bahnhof.

Notwendige Hotelreservierungen sind im Reiseplan notiert. Bitte lassen Sie die Übernachtung reservieren, sobald der Reiseplan bei Ihnen ist.

Mit dem Reiseplan werden Materialien verschickt, mit denen Handzettel gestaltet und Pressetexte verfasst werden können. Werbematerialien in größerer Stückzahl und Plakate erhalten Sie über die Verlage.

Die organisatorische Vorleistung der Fachstelle kann auf Handzetteln und in Pressetexten erwähnt werden; bei Veranstaltungen, die finanziell vom Land bezuschusst werden, ist ein Hinweis erwünscht in der Art
„... in Zusammenarbeit mit der Fachstelle für das öffentliche Bibliothekswesen Stuttgart und gefördert durch das Land Baden-Württemberg.

Zahlungsmodalitäten
Der Reise- und Finanzierungsplan enthält alle notwendigen finanziellen Angaben: zu Honorar – event. + MwSt. – Nebenkosten-Anteil für jede Station der Lesereise (darin sind die tatsächlich anfallenden Fahrtkosten und Übernachtungskosten addiert und durch die Zahl der teilnehmenden Institutionen geteilt – eine große Teilnehmerzahl ermöglicht einen günstigen Nebenkostenanteil).

Wenn Sie es ermöglichen können, dass die Bezahlung mit Bargeld oder Verrechnungsscheck abgewickelt werden kann, hat das für alle Beteiligten den Vorteil, dass nach der Auszahlung der Vorgang abgeschlossen ist (Wenn Ihnen vom Künstler kein Vertrag zugeschickt wurde, sollten Sie einen Beleg vorbereiten mit den Angaben:
auszahlende Institution – Empfänger – Zahlungsgrund: event. Reiseplan in Kopie
anheften – die Beträge, möglichst in Honorar und Nebenkosten getrennt –
Datum – den Empfänger unterschreiben lassen).

Überweisungen bereiten auf der Seite der Autoren und Künstler einen höheren Arbeitsaufwand. Sollten Sie das Honorar nur per Überweisung bezahlen können, klären Sie die Modalitäten mit dem Autor direkt. – Bei Autoren, die nur die eine oder andere Zahlungsart wünschen, ist das im Reiseplan vermerkt.

Wenn über die Veranstaltung in der Presse berichtet wurde, senden Sie bitte eine Kopie an die Fachstelle. Sie dienen als Informationsmaterial bei weiteren Reisen.